Kit AI per Agenzie e Consulenti: Brief, Proposte e Report
Chiudi il brief dopo la call, la proposta in giornata e il report mensile senza riscrivere tutto da zero.
Trasformi appunti di call, scope discusso a voce e dati di progetto in brief, proposte e report con la stessa struttura ogni volta, anche nelle settimane in cui hai quattro progetti aperti.
- Guida
- Checklist
- Workflow
- Prompt
- Template
8 pezzi · 6 capitoli · PDF da scaricare, prompt da copiare
Il problema
Oggi va così.
Non deve.
Quando chiedi a un assistente AI generico di scriverti una proposta, ti restituisce un documento che parla di "soluzioni integrate" e "approccio strategico": nessuno scope, nessuna esclusione, nessuna assunzione, nessuna condizione di pagamento. Sui brief succede il contrario: riassume la call in modo fedele ma piatto, senza separare quello che il cliente ha chiesto da quello che ha solo ipotizzato, e senza segnalare i punti rimasti aperti. Sui report inventa: se non gli dai i numeri li riempie, e un report di consulenza con un dato inventato è un problema con il cliente. Il modello non conosce la differenza tra brief interno e brief condiviso, tra attività a corpo e a tempo, tra un SAL e una presentazione di risultati. E non sa che il tuo problema non è scrivere un bel documento una volta: è scrivere il ventesimo documento con la stessa struttura del primo, mentre stai correndo.
Cosa contiene
8 pezzi, ognuno con un compito.
il colore dice il tipo: guida, workflow e checklist nel PDF, prompt e template in pagina
Guida operativa in PDF
GuidaCome si costruisce ognuno dei tre documenti: cosa deve contenere, in che ordine, cosa non va mai messo per iscritto prima di averlo verificato con il cliente. Con esempi completi di brief, proposta e report per un progetto tipo.
52 pagine, 3 documenti di esempio completi
Libreria prompt per brief di progetto
PromptPrompt per trasformare note di call, trascrizioni e scambi email in un brief strutturato: obiettivo, deliverable, vincoli, stakeholder, punti aperti da chiudere prima di quotare.
18 prompt, versione brief interno e brief condiviso con il cliente
Libreria prompt per proposte commerciali
PromptPrompt per scrivere scope, attività, esclusioni, assunzioni, tempi e condizioni. Include varianti per progetto a corpo, retainer mensile e consulenza a giornate.
22 prompt, 3 varianti di modello economico
Libreria prompt per report e SAL
PromptPrompt che partono dai tuoi dati e non li integrano: attività svolte, stato deliverable, scostamenti, decisioni richieste. Con istruzione esplicita a segnalare i campi vuoti invece di riempirli.
16 prompt, formato settimanale, mensile e di fine progetto
Workflow "dalla call al documento"
WorkflowLa sequenza di passaggi dal momento in cui chiudi la videochiamata a quello in cui invii il documento: cosa registri, cosa incolli, cosa rileggi tu e cosa puoi lasciare al modello.
3 workflow illustrati, tempi indicativi per ogni passaggio
Checklist di controllo pre-invio
ChecklistLe verifiche da fare prima di mandare al cliente: coerenza tra scope e prezzo, esclusioni presenti, date compatibili con il calendario, numeri confrontati con la fonte, nomi e ruoli corretti.
4 checklist da 12 a 20 voci, stampabili
Template di struttura copiabili
TemplateGli scheletri dei documenti già impostati, da riempire con l'output dei prompt: brief, proposta, change request, verbale di riunione, report di retainer.
9 template in testo semplice, copia e incolla in Docs o Word
Blocco istruzioni di studio
Un testo da incollare all'inizio di ogni conversazione con il tuo assistente AI: tono, formato, terminologia della tua agenzia, cose da non scrivere mai. Rende coerenti i documenti prodotti da persone diverse.
1 blocco base più 6 varianti per settore di clientela
La guida
6 capitoli,
nell'ordine in cui lavori.
ogni capitolo finisce con un esempio compilato
- 01
1. Raccolta requisiti e brief
Come passare da appunti disordinati a un brief leggibile. Separare richieste, ipotesi e vincoli. Trasformare i punti non chiari in domande da fare al cliente, invece di riempirli con assunzioni tue.
- 02
2. Proposta e perimetro
Scrivere lo scope in modo che regga a tre mesi di distanza. Esclusioni e assunzioni come parte del documento, non come nota finale. Varianti per progetto a corpo, retainer e giornate.
- 03
3. Report, SAL e comunicazione di avanzamento
Costruire report a partire da dati che fornisci tu. Raccontare i ritardi senza girarci intorno. Distinguere ciò che informa il cliente da ciò che gli chiede una decisione.
- 04
4. Varianti, change request e riallineamenti
Gestire per iscritto le richieste che arrivano fuori scope. Formulare una change request in modo neutro, con impatto su tempi e attività, e collegarla alla proposta iniziale.
- 05
5. Coerenza tra progetti e tra persone
Impostare il blocco istruzioni di studio, la terminologia condivisa e i template, così che il documento scritto dal collega assomigli al tuo. Come aggiornarli senza rifare tutto.
- 06
6. Controllo qualità e verifica
Le checklist pre-invio, i punti dove il modello sbaglia più spesso e la revisione mirata: cosa rileggi riga per riga e cosa puoi scorrere.
Dopo
Cosa cambia
nella giornata.
Non “più produttività”: cose precise che succedono, o smettono di succedere, da quando usi il kit.
- Chiudi il brief lo stesso giorno della call, con l'elenco dei punti aperti da riportare al cliente invece di scoprirli in fase di preventivo.
- Le proposte che invii contengono sempre scope, esclusioni, assunzioni e tempi, anche quelle scritte di corsa il venerdì pomeriggio.
- I report mensili hanno la stessa struttura da un cliente all'altro, e i numeri arrivano dai tuoi file e non dal modello.
- Le richieste fuori perimetro finiscono in una change request scritta, con impatto su attività e tempi, invece di essere accettate a voce.
- I documenti prodotti da persone diverse dell'agenzia usano la stessa terminologia e lo stesso formato.
A chi serve
Scritta per chi fa questo lavoro così.
- Agenzie da 2 a 10 persone che gestiscono più clienti in retainer e progetti a corpo contemporaneamente
- Consulenti indipendenti che scrivono da soli proposte, brief e report tra una call e l'altra
- Project manager e account che raccolgono requisiti a voce e devono formalizzarli in documenti condivisibili
- Studi e boutique che vogliono uniformare i documenti prodotti da persone diverse
Domande
Prima di lasciare l'email.
Serve competenza tecnica per usarlo?
No. Copi il blocco istruzioni, incolli il prompt, aggiungi le tue note o i tuoi dati. Non c'è nulla da installare, configurare o programmare. Se sai usare una chat e un documento di testo, hai tutto quello che serve.
Con quali strumenti AI funziona?
I prompt sono scritti per funzionare con ChatGPT, Claude e Gemini, anche nelle versioni gratuite. Dove un modello si comporta in modo diverso, la guida lo segnala e propone la formulazione alternativa. I template sono in testo semplice: li incolli in Google Docs, Word, Notion o nel tuo gestionale.
Come lo ricevo?
Lasci la tua email e ricevi subito il link. Il PDF si scarica, i prompt e i template stanno in una pagina online sempre accessibile, così puoi copiarli senza aprire il file. Nessuna attesa e nessuna installazione.
Cosa succede se esce un aggiornamento dei modelli?
La pagina con prompt e template viene aggiornata e tu accedi sempre all'ultima versione dallo stesso link. Se una modifica cambia il modo di lavorare, ti avvisiamo per email. La struttura dei documenti, che è la parte che conta, non dipende dal modello che usi.
I documenti escono tutti uguali? I miei clienti sono molto diversi tra loro.
La struttura è costante, i contenuti no. Il blocco istruzioni di studio ha sei varianti per tipo di clientela e i prompt chiedono in modo esplicito il contesto del singolo progetto. La ripetitività riguarda l'impianto del documento, che è quello che vuoi standardizzare.
Se è gratuito, dove sta la fregatura?
Non c'è carta di credito e non c'è periodo di prova. Il kit è completo così com'è. Digipal pubblica toolkit a pagamento su temi più specifici per agenzie e consulenti: se questo ti è utile, ne verrai a conoscenza. Se non ti interessa, ti disiscrivi con un clic e il kit resta tuo.
Gratis
Tutto il kit, dietro un'email.
8 pezzi · PDF e prompt copiabili · nessuna carta
Quando il workflow non basta più
Tabilo è l'app di project management dove progetti, task e clienti stanno in un posto solo. Ogni task lo assegni a una persona del team o a un agente AI, che lo porta avanti da solo e ti aggiorna. I passaggi di questa guida, in Tabilo, diventano task che fa un agente.
- Progetti e task
- Assegni al team
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3 task su 4 sono assegnati a un agente AI. L'altro a una persona del team. Stessa bacheca, stesse colonne.
› i task sono quelli della bacheca sul sito di Tabilo